Office 365 導入事例

ロングセラーの『ガリガリ君』を始め、『ガツン、とみかん』、『濃厚旨ミルク』などを提供しているアイスメーカー赤城乳業株式会社（以下、赤城乳業）。同社では Microsoft Office 365（以下、Office 365）の導入にあたり、JBS ならではのフラットなサポート体制やタイムチャージ制のサポートを活用することで、既存グループウェアからのスムーズな移行を実現しました。

Microsoft Exchange Online（以下、Exchange）によるメールやスケジュール管理のほか、Microsoft SharePoint Online（以下、SharePoint）を活用した情報共有、Microsoft Lync Online（現 Skype for Business、以下、Lync）によるショートメッセージやビデオ会議などを利用しています。
メールやカレンダーに関しては Office 365 の基本的な機能になるかと思いますが、スマートフォンを配付して社外でも社内にいるのと同等の環境で、安全に情報を共有したりコミュニケーションしたりできるようにしています。

旧グループウェアで利用していた 100以上のコンテンツから約 50種類のコンテンツを厳選して SharePoint へ移行しました。さらに、新規のコンテンツ約 20種を加えて、情報共有の基盤として活用しています。コンテンツの分類と代表的なコンテンツは次の通りです。

また、SharePoint に関しては、社員が必要な情報と社員へ伝えたい情報へと効率的にアクセスできるよう、ポータル機能を活用しています。

ポータルは「全社ポータル」と「部署別のポータル」を提供しており、「全社ポータル」で提供されている情報は、旧グループウェアから移行した情報と、SharePoint によって新たに提供を始めた情報の 2種類に大きく分類されます。主な提供情報は次の通りです。

Office 365 という情報共有基盤が確立されたことで、社内のコミュニケーションが活性化され、その価値も高まったと捉えています。

情報共有基盤の確立という点に関して、これまではライセンスの関係などから全社員がグループウェアへとアクセスできる環境を実現できませんでした。今回、全社員に Office 365 のライセンスを割り当てたことで、そのような状況が改善されました

ポータルなどを通じて必要な情報を提供することで、社員ひとり一人が同じ方針の元で業務に取り組める体制が整いつつあります。一言で言えば、情報の伝わり方が変わったと言えます。

また、社内メールの数が減ったというのも効果の 1つと捉えています。定量的な分析はできていませんが、SharePoint による情報共有が進み、ショートメッセージなども活用することで、メールを出す必要がなくなったことが要因だと分析しています。

1件 1件のメールを処理する手間と時間、そしてそれにかかるコストは大したものではないかもしれませんが、年間で考えたり、全社的に考えたりすれば、その積み重ねは決して小さなものではなく、業務コストの削減や効率化につながっています。

すぐに順応できないケースもありましたが、想定内の反応でした。むしろ、これまでグループウェアを使用していなかった利用者や新人研修などでの反応を見ると、ごく自然に使っているようなので、使い勝手に関しては、「慣れ」の問題だと捉えています。

当社では 1990年代後半よりグループウェアを導入し、社内の情報共有基盤として利用してきました。そのため、とても使い慣れた、都合の良いシステムではあったのですが、「システムの老朽化」と「ワークスタイルの変革」という 2つの課題に取り組むためグループウェアの刷新を図ることにしました。

「ワークスタイルの変革」や「ビジネススタイルの進化」といっても、さまざまな手法や考え方があると思います。今回のグループウェアの刷新に関する具体的なイメージとしては、次のようなポイントが挙げられます。

構築や運用にかかる負荷を増やすことなく、最適なコストとリソースでシステムを効率的に運用できるようにすることをめざしました。いくら情報共有環境が促進されても、その運用・保守にかかるコストが膨らんでしまっては、最適化されたとは言えません。

グループウェアの刷新を検討する際は、旧グループウェアのバージョンアップも含めて、10社近くのサポートベンダーに提案を依頼しました。Office 365 を候補として取り上げた理由は次の通りです。

クラウドに関しては、新グループウェアの要件として絶対的なものとしては考えていませんでした。しかし、クラウドサービスであれば、社外での利用もスムーズで、初期コストや運用コストが低く抑えることができ、新たな資産を持たなくても済むということから、同じ機能、同じ使い勝手の製品であれば、クラウドサービスを利用したいと考えていました。

その一方、Office 365 を選択するのには、いくつかの不安を解消し、決断しなければならないことも少なくありませんでした。たとえば、「旧グループウェアで実現していたコンテンツや機能が Office 365 で再現できるのか」という点や、仮に技術的には再現できるとしても、「経験やノウハウのない自分たちに、構築・運用ができるのかどうか」といった点。さらには、機能的やコストなど制約で実現できないことが出てきたとき、「現場とどう折り合いを付けていけばいいのか」という点も大きな不安要素でした。そのため、旧グループウェアのバージョンアップにするのか、Office 365 にするのかは最後の最後まで迷いました。

今回、JBS とは初取引となるのですが、信頼できるところからマイクロソフト製品のソリューションに対する技術力が高く、経験も豊富だということで紹介を受けました。実際に提案を受けてみるとまったくその通りで、安心して Office 365 の導入サポートを任せられると判断しました。たとえば導入に関して、明確に WBS（Work Breakdown Structure）を示してくれたことで、安心かつ確実に導入プロジェクトを進行することができると考えました。

また、当社の要望に対して、できること、できないことを明確な理由と合わせて示してくれたことも、JBS が信頼できるポイントになりました。あいまいな対応をされるとこちらも迷いますし、現場や会社への説明もあいまいなものとなってしまいます。しかし、そのようなことがなかったので、迅速かつ迷うことなく判断ができる状況を作ってくれました。

サポート体制に関しては、時間チャージでエンジニアのサポートを受けられる「Live Support for SharePoint」（以下、Live Support）の利用を提案されました。今まで経験したことがない形のサポートサービスだったのですが、初期段階でサポートが必要なときには必要な時間だけ利用して、サポートを利用する機会は減っていけばその分のサポートコストを抑えることができます。将来的に SharePoint のコンテンツは自社内で構築・運用していく方針である当社にとっては、最適なサポートのスタイルだと考えました。

SharePoint のコンテンツに関しては、現場から修正・新規の要望が上がってきていますので、順次、対応をしていく予定です。 当社としても、「Live Support」を上手く活用しながら、自前での運用体制を強化していきたいと考えています。

また、新しい機能としては Microsoft OneDrive の活用について検討しています。しかし、現状、ファイルサーバもあり、ローカルディスクもありますので、どのような使い方がいいのか手探りの状況です。

JBS には、若くて優秀なエンジニアの方が多いという印象があります。彼らが今後、さらに経験を積んで熟練していくと考えると、サポートを受ける側としてはとても心強いものがあります。今後も、新しいコンテンツの作成などで相談に乗ってもらう機会も多いと思いますので、引き続き JBS ならではのレベルの高いサポートに期待しています。

7つの課題に悩む“ガリガリ君の赤城乳業”を救ったクラウド（前編）（1/2 ページ） - ITmedia エンタープライズ