DX 課題に対する包括支援事例

愛媛県西予市は早くからクラウド活用に取り組み、現在では総務省が提示した β’ モデルを基本とした運用を行っています。この基盤の上で自治体 DX を推進していくことを目指していましたが、職員の IT 知識だけで取り組みを進めることに限界を感じていました。そうした中、JBS の自治体 DX 包括支援サービスを採用し、DX の方向性が正しいのかどうかのジャッジから、取り組むべき課題の整理、IT の利活用まで、DX 実現に向けた伴走型の支援を求めました。これにより、職員の働き方改革と身近な業務の DX 内製化を実現するとともに、将来のアジャイルな行政へとつなげていくための、西予市 DX 推進のロードマップを策定。現在、この構想を着実に実現していくためのステップを進めています。

総務省は「地方公共団体における情報セキュリティポリシーに関するガイドライン」に基づき、各自治体に対して β’（ベータダッシュ）モデルと呼ばれる庁内ネットワークの運用基準を示しています。β' では、個人番号系、LGWAN（総合行政ネットワーク）系、インターネット接続系のいわゆる 3層分離モデルの中で、業務端末、文書管理、人事給与、財務会計などのシステムもインターネット接続系に配置することで、業務を効率化するモデルです。

西予市では全国の自治体に先駆け、2016年からクラウド活用を見据えた IT 環境整備に取り組み、すでに β’ モデルを基本とした運用を開始しています。これと並行して進めてきたのがオフィス改革と働き方改革です。

以前の西予市役所内では、紙の書類が多く残り、PC も有線 LAN につながれたデスクトップが大半を占めるなど、固定席を前提としたアナログな仕事が行われていました。
そうした職員の働き方を根本から変えるべく、2014年より新たなオフィスの空間づくりをスタート。2016年には、ペーパーレスを図り広々としたオフィスを実現するとともに、フリーアドレス制の導入で職員はノート PC を持ち歩き、無線 LAN 環境が整備された市役所内のどこでも打ち合わせや仕事ができるようになりました。今後に向けては、分散出勤やサテライトオフィスでの業務を可能とする ABW（Activity Based Working）を段階的に導入する準備も進めています。

他の地方自治体と同様に、西予市においても少子高齢化が早いペースで進行しており、これに伴う人口減少や人口構造の変化は、集落の消滅、社会保障費の負担増加、税収の減少による財政収支の悪化を招いています。

一方、人口減少に合わせた職員の削減を図らなければならない中でも、多様化・複雑化する住民ニーズに対応していかなければならず、職員の生産性向上が不可欠です。ルーティンワークを効率化してコストを下げる一方、地域を魅力的にするアイデアや地域の課題を解くアイデアなど、アウトプットを増やさなければなりません。

愛媛県では県内団体における DX 人材を育成するため、専門知識を有するアドバイザーを派遣してリスキリング方針や研修プログラムの構築を支援しています。2023年2月、この DX アドバイザーから紹介をいただいたのが、JBS との出会いのきっかけです。

JBS に詳しく話を伺ってみたところ、Microsoft 365 をはじめとするマイクロソフト製品やクラウドに関する卓越した技術力と豊富な支援実績を有していることがわかりました。さらに心強く感じたのは、総務省のセキュリティガイドラインなども熟知していたことです。自治体の 3層分離ネットワークに課せられたさまざまな制約をクリアしつつ、いかにクラウドを活用して職員の生産性を向上していくべきなのか。私たちから質問を投げかけるよりも先に、JBS から課題を提示してくれました。

そんな JBS のノウハウをぜひ西予市にも取り入れたいと考え、自治体 DX 包括支援サービスを契約しました。

自治体包括支援サービスの契約期間は、2023年7月から 9月までの 3か月間です。短期間ではありましたが、JBS に伴走してもらったおかげで、西予市の DX 実現に向けたロードマップを策定することができました。また、JBS からの幅広いアドバイスや Q&A 対応を通じて課題の洗い出しと整理を行うことで、私たちが取り組むべきことや、Microsoft 365 の利活用の方向性も明確になりました。

また、このロードマップにおける具体的な施策として、Microsoft 365 を基盤としたクラウド活用に関する職員のリテラシー向上を図り、ノーコードツールを用いた市民向けオンライン申請や内部事務効率化アプリ内製化、デジタルに最適化したフローの見直し、アプリ間連携による自動化、AI と連携したデータ分析の自動化などを推進していきます。

西予市 DX に向けた課題が整理され、目指すべき姿が示されたことで、各部局が年度ごとに何を実施していくのかが明確になり、職員一人ひとりの意識も大きく変わりました。

また、西予市がどのように変化していくべきなのか将来にわたるビジョンが描き出されたことで、上層部や議会に対する説明も明確になり、結果として必要な IT 基盤の調達や予算化といった政策面でも庁内が一丸となった連携が可能となりました。

ロードマップを策定することができましたが、より重要なのはそのステップを着実に実施していくことにあります。デジタル推進課としてもオンプレミス環境からクラウド環境への移行を目指すとともに、各部局の困りごとに対応する情報システム相談会や研修などを実施し、職員のリテラシー向上を後押ししています。

さまざまな庁内業務のオンライン化と効率化を進め、さらに市民とのコミュニケーションも拡大することでサービスの向上を図っていきます。