マイクロソフトライセンスを利活用する自治体向け文書管理システム

自治体向け文書管理（電子決裁）システム

保有している Microsoft 365 アプリ、サービスの機能を組み合わせることで、文書管理（電子決裁）システムを実現します。
マイクロソフトライセンスを利活用することで、働き方改革や DX 推進の一手となります。

サービス概要

Microsoft 365 アプリ、サービスの SharePoint、Power Automate、Power Apps、Entra ID と、Outlook もしくは Teams を組み合わせた文書管理（電子決裁）システムを提供します。システムでは、収受から廃棄までの一般的な文書管理フローに対応しています。お客さまが保有しているマイクロソフトライセンスを利活用するため、あらためて他社の文書管理システムを導入するよりもコストをおさえた導入が可能です。

こんなお悩みはありませんか？

サービスメリット

自治体の皆さまから上記のようなお悩みや相談が多く寄せられ、これらの課題を解決する為に構築した文書管理（電子決裁）システムです。コストを低減しつつペーパーレス化を推進し、保有しているマイクロソフトライセンスの利活用も推進することができます。

外出時も対応可能: 保有しているマイクロソフトライセンスを利活用することで、外出や出張などの出先でもセキュアに起案や承認することが可能になります。これにより、起案から承認まで滞ることなく実施可能です。

ペーパーレス化とコスト削減: 保存文書をデータにすることで、ペーパーレス化の推進と紙やトナー代、プリンター代のコスト削減が可能です。ペーパーレス化が推進されることで、文書の保管スペース不足の課題も解決できます。

文書データの活用向上: 文書の保管場所が SharePoint に集約されることで、紙と比べて文書を検索する手間が軽減されます。将来生成 AI や庁内向けチャットボットを導入する際、回答作成時の参照元として SharePoint に保存されているデータを利用可能です。

システムイメージ

すべて個人チャット宛に通知

よくある質問

導入に際して、どのマイクロソフトライセンスが必要ですか？: Microsoft 365 E3 相当のライセンスが必要です。
現在 Microsoft 365 を利用していないのですが、利用可能ですか？: Microsoft 365 ライセンスがないと利用できません。ライセンスの購入から Microsoft 365 の導入までご相談に乗りますので、お問い合わせください。
契約してから利用可能になるまで、どれくらいの期間がかかりますか？: ご契約いただいてから、約 2か月で利用可能となります。
決裁時に日付をさかのぼって決裁が可能ですか？: 可能です。日付に合わせて起案部署を当時在籍していた部署へ変更可能です。
現在利用している他社の文書管理システムからデータをインポートできますか？: Microsoft SharePoint に格納可能であればインポートできます。
現在、文書管理システムを利用していないのですが、紙資料をデータ化して格納することは可能ですか？: 別途、個別見積もりでの対応となりますが、可能です。「紙資料のデータ化からインポートまで」等、依頼範囲やデータ化する量によって価格が変動しますので、まずはご相談ください。

価格（税抜）

初期費用は、サービス提供開始時の環境構築費用です。
月額費用は、文書管理（電子決裁）システムの利用料とメールによるお問い合わせ窓口（※）を利用できるサポート費用が含まれています。
これらは、カスタムなしの場合の費用です。カスタムが必要な場合は別途お見積もりします。

職員数	初期費用	月額費用
300人未満	¥ 3,000,000 -	¥ 500,000 -
300人以上800人未満	¥ 3,000,000 -	¥ 700,000 -
800人以上	¥ 3,000,000 -	¥ 1,000,000 -

お問い合わせ窓口では、システム障害や機能改修に関する要望、相談とシステムの操作手順についてメールにて承ります。オンサイト対応は行いません。
(窓口対応時間：平日 9:30~17:30(土日祝祭日および年末年始休暇 12/29 ～ 1/3 を除く))

前提条件

システム利用者は、Microsoft SharePoint、Power Automate、Power Apps、Entra ID と Outlook もしくはMicrosoft Teams が必要です。
ライセンス購入から支援を希望する場合はご相談ください。
テナントに接続先制御を実施している場合は環境構築をオフサイトで実施しますので、構築期間中は JBS からのアクセス許可の付与をお願いします。
環境構築期間中は、JBS 作業用アカウントとテスト用アカウントの用意をお願いします。

JBS はマイクロソフト認定の Licensing Solution Partner であり、Cloud Solution Provider です。
マイクロソフト製品の購入にあたり、お客さまに最適なライセンスプログラムを提供します。
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お客さまのライセンス購入においては JBS の専門チームがサポートします。
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