PPAP 問題の解決提案事例

三菱商事株式会社

セキュアなファイル転送アプリ metis fiebie の全社導入で
手間なく安全に “脱 PPAP” を推進

三菱商事
業種 流通・サービス・公共・その他
導入ソリューション セキュアファイル転送アプリ metis fiebie(メティス フィービー)
テーマ
  • データ活用
  • セキュリティ
  • コラボレーション
  • リモートワーク

(左から)三菱商事株式会社 ITサービス部 ITインフラチーム リーダー 木村 淳一 氏、ITサービス部 ITインフラチーム 土田 峻平 氏

Microsoft 365 ライセンスを有効活用
社外とのファイル送付や収集がよりセキュアに

三菱グループの大手総合商社である三菱商事株式会社では、高度化・巧妙化するサイバーセキュリティへの対応を強化する IT 方針の一環として、 PPAP 問題の解決に向けて 2022年6月よりセキュアファイル転送アプリ「metis fiebie(メティス フィービー)」の利用を開始。その後わずか 2ヶ月で全社導入を成し遂げ、Microsoft 365 との連携によるストレスのない利用環境を構築しました。

【会社概要】
日本を代表する総合商社グループの価値向上を支える IT システム

三菱商事の概要と IT サービス部の役割についてご紹介ください。

三菱商事は、世界中に広がる約 1,700 の連結事業会社と協働しながらビジネスを展開している総合商社であり、天然ガスや金属資源、食糧や化学品など、幅広い産業を事業領域としております。

ITサービス部のミッションは、連結ベースの IT マネジメント、システム・IT インフラ等の整備・活用を促すなど、グループ全体の IT システムを統括しサポートすることで企業価値の向上に貢献することにあります。

セキュリティ全般の基本方針としては、「IT リスク対応」を大前提としながら、「企業運営」や「改革・成長」に資する取り組みをバランス良く推進するべく活動を行っています。また、年々高度化・巧妙化するサイバーセキュリティへの対応を強化するとともに、電子化、ペーパーレス化、業務の自動化の取り組みや、時間や場所に縛られないハイブリッドワーク環境の整備を行うことで、会社全体の働き方の変革を推進しています。

三菱商事株式会社 ITサービス部 ITインフラチームリーダー 木村 淳一 氏

三菱商事株式会社 ITサービス部 ITインフラチームリーダー
木村 淳一 氏

【導入の背景】
PPAP 問題の解決を実現すべくファイル共有の手段を見直す

metis fiebie を導入する前の課題をお聞かせください。

三菱商事株式会社 ITサービス部 ITインフラチーム 土田 峻平 氏

三菱商事株式会社 ITサービス部 ITインフラチーム
土田 峻平 氏

三菱商事では、セキュリティ上のリスクを減らし、従業員に安心・安全な環境を提供したいと常日頃から考えていました。その一環として、PPAP 問題に取り組むことになりました。

これまでは、外部とのファイルの共有にあたっては基本的にメール添付を用いていました。もちろん、送付の際には添付ファイルにパスワードをかけることを強く推奨していたものの、システム的に強制しているわけではなく、ユーザーの間でどこまでルールに従って運用されているのか実態を把握できてはいませんでした。

また、大容量のファイルを共有する際にはメールで送れないため、ファイル転送サービスを使っていましたが、どのサービスを使うかはユーザー個人の判断になっており、統制が取れていない状況でした。

【導入の経緯】
マイクロソフトアカウントの利用やシンプルな操作性を評価

metis fiebie の全社導入を決定するに至った選定経緯と、その後の全社展開の流れについて教えてください。

以前からお付き合いがあった JBS に、PPAP 問題について相談したところ、セキュアなファイル転送アプリ「metis fiebie」を紹介していただきました。

三菱商事では 2019年頃から Microsoft 365 を全面的に活用していく方針を示しており、JBS から metis fiebie の概要を聞いた際に、従業員が使い慣れている Microsoft 365 から視覚的にわかりやすい簡単なステップでメールでのファイル共有を行える点に大きな魅力を感じました。

そこで、2022年6月に Microsoft Outlook 版のトライアルを開始して、共有リンクに有効期限設定ができるといった機能面、柔軟に権限設定を行えるといったセキュリティ面、ライセンスを有効活用できるといったコスト面などを総合的に評価し、Microsoft Outlook 版のトライアル開始から 2ヵ月後に全社導入を決定しました。2022年8月には全社展開し、全 13,400ユーザーが利用できる環境を整えました。マイクロソフトライセンスを有効活用できるということもあり、導入自体は非常にスムーズに進めることができました。

また、事前に ITサービス部でマニュアルや Q&A を用意していましたが、metis fiebie は直感的に利用できるため、特別な教育を実施せずとも、ユーザーがすぐに使いこなしてくれました。

トライアル開始当初は metis fiebie には Microsoft Teams エディションのみのでしたが、JBS からもうすぐ Microsoft Outlook エディションをリリース予定だと聞いていたので、Microsoft Outlook がリリースされたタイミングで利用を開始しました。

  • サービス概要

    metis fiebie の利用イメージ

  • 【導入効果】
    安全性を担保しながらファイル共有の利便性が向上

    metis fiebie の導入により、どのような効果が得られましたか。

    送信する側としては、添付用のファイルを圧縮・パスワード設定してメール送付後にパスワードを送付する手間が無くなり、利便性向上につながりました。

    実際ユーザーからも、「数 100MB クラスの大きなサイズの添付ファイルでも手軽に送れる」「パスワードを自分で設定しなくていいので煩わしさがない」など、metis fiebie を高く評価する声も寄せられています。

    現状では全社員が metis fiebie を使っているわけではないですが、利用開始から約 1年で送信・受信合わせて 6,500件以上の利用実績があります。現在も月ごとの利用者と利用件数は順調に伸びているため、今後も社内への周知に注力しながら、利用拡大を目指していく予定です。

    【JBS への評価】
    JBS の豊富な知見やノウハウを活かした協力体制に期待

    今回の JBS による技術支援やサポート体制に対する評価をお聞かせください。

    マイクロソフト製品に対する知見やノウハウ、製品導入実績が JBS には豊富にあり、metis fiebie の導入プロジェクトに限らず、問い合わせや依頼に対していつも真摯に向き合ってくれていると感じています。最近では、Microsoft PowerBI の使い方に関する相談に対応していただいており、そのレスポンスも申し分ないです。

    三菱商事では、今後もさらにマイクロソフト製品やアプリケーションの利用を増やしていく方針ですので、他社事例なども含めて JBS 側から速やかな情報共有を行ってもらうことで、迅速な判断も可能となると考えています。

    【今後の展開】
    利便性とセキュリティを両立しながら積極的に IT 活用

    今後に向けた metis fiebie の展望をお教えください。

    三菱商事では、まだ利用実績が少ないため、社内にどうやって利用を定着化させていくのかなど継続して考えていかなければなりません。この社内利用の定着化や利用拡大についても JBS からアドバイスや支援いただけると嬉しいです。

    metis fiebie に限らず、 IT サービス部として新たに挑戦しようとしている取り組みをおしえてください。

    三菱商事 x JBS 集合写真

    世の中には metis fiebie のような便利なツールやアプリがまだまだ数多く存在していますので、そういった IT 技術やトレンドに常にアンテナを張り続け、三菱商事のプラスになるものを見極め、導入を検討していきたいと考えています。

    とはいえ、こういった IT は便利である反面、セキュリティリスクを考慮する必要があります。そのため、利便性とセキュリティのバランスを見極めながら、グループ全体への展開に取り組んでいきたいです。

    このように、三菱商事の IT 活用拡大を伴走してくれる良きパートナーとして、今後も JBS には寄り添ってもらいたいですね。

    JBS 担当者からのコメント

    製造・流通事業本部 製造流通3部  多田 達哉

    metis fiebie を導入させていただき、PPAP 問題を解決できたこと、またファイル送付における利便性が向上したとコメントを頂いており大変うれしく思っております。
    metis fiebie のみならず今後も三菱商事さまの課題解決のためにご支援をさせていただければと思います。

    製造・流通事業本部 製造流通3部
    多田 達哉

    クラウドマネージドサービス事業本部 テクニカルサポートセンター テクニカルサポート1グループ 竹内 晴佳

    PPAP 問題の取り組みにおいて、metis fiebie のセキュリティ面だけでなく機能面またコスト面についても評価いただき、三菱商事さまの業務課題解決に貢献できたことを大変うれしく思います。今後はより良いサービスならびにサポートをご提供できるよう精進していくとともに、利用率の拡大に向けたご支援もさせていただければと思います。

    クラウドマネージドサービス事業本部 テクニカルサポートセンター テクニカルサポート1グループ
    竹内 晴佳

    三菱商事株式会社

    代表取締役社長:中西 勝也
    本社所在地:東京都千代田区丸の内二丁目3番1号
    創業:1954年7月1日(設立1950年4月1日)
    資本金: 204,446,667,326円(2023年4月1日現在)
    事業概要:エネルギー、金属、機械、化学品、情報、金融、物流

    2023.11.01公開

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