日本テレビ放送網株式会社

やり取りしているファイルの種類を見ると、容量の大きな画像ファイルや PDF ファイルの送信が多く見られます。また、ファイルの収集に活用している利用者もいます。

マルウェアの混入を防ぐため、暗号化した添付ファイル（パスワード付き zip ファイル）のメールでのやり取りは原則禁止としています。
今回 metis fiebie の導入にあわせて、無料で利用できるファイル転送サービスサイトへのアクセスをブロックして、利用できないようにしました。

新しいツールを導入する際、多機能がゆえに複雑だったり、ユーザーインターフェースがわかりづらかったりするなどの理由で利用者からの抵抗があり、上手く浸透しないこともあります。その点、metis fiebie は操作方法がシンプルなので、イントラで案内するだけで、自然と利用が広がっています。トレーニングなども実施しておらず、操作マニュアルを見てもらうようにしていますが、使い方などに関する問い合わせが入ることもほとんどありません。

容量がそれほど大きくないファイルはメールを使ってやり取りをしていました。メールでのやり取りが難しい場合にファイルを安全かつ手軽にやり取りできるようクラウドストレージを導入していました。

クラウドストレージの場合、送信相手に対してあらかじめ招待が必要などの手間がかかるため、「使いにくい」「相手に依頼するのがためらわれる」という声も少なくありませんでした。無料のファイル転送サービスはセキュリティ面から業務に利用するのには問題があり、事故やトラブルが発生した場合の責任や対応も不明瞭です。そのため、手軽に使えてセキュリティ上も安心な法人向けのファイル転送サービスの導入を検討することにしました。

一般的に利便性とセキュリティはトレードオフの関係にあると言われます。しかし、普段の業務で何気なく使うサービスなので、生産性も安全性も犠牲にせず、だれでも、いつでも、手軽に利用できるサービスを導入したいという考えのもと、metis fiebie を採用しました。その主なポイントは次の通りです。

metis fiebie は、複雑な機能は省かれ、ファイルの送受信に特化している分、操作性がシンプルでコストパフォーマンスが高い点を評価しました。利用者側から見れば、Teams のオプション機能のような操作で、送付したいファイルを選んで、表示された URL をメールにコピペするだけで、複雑な操作や準備は不要です。利用者だけでなく管理者にとっても、サポートやトレーニングの負荷がかからないのもメリットだと捉えました。

送信者側も受信者側も複雑な操作をすることなく、ワンタイムパスワードによって、なりすましや盗聴による情報漏洩を防ぐことができる仕組みとなっている点も重要なポイントでした。

他のサービスではサービスが提供する外部のクラウド上に、一時的であれども、送受信するファイルを保管するケースがほとんどです。metis fiebie の場合、すでに当社で導入済みの Microsoft 365 に送受信するファイルが保管されるので、安全性や信頼性も確認済みでファイルの保管場所を増やさずに済みます。

他のサービスは、やり取りするファイルの容量や回数による従量制課金のサービスもありましたが、利用者あたりの単価もリーズナブルで、容量や送受信数に関係なく利用できることから metis fiebie を採用しました。また、利用にあたって全ユーザー分の課金が必要なサービスもありました。大容量のファイル転送は全ユーザーが必ず行うものではないため、metis fiebie の実際に使った人だけへの課金は利用しやすい仕組みでした。

サービスインフラは Microsoft 365 で構成されており、アドオン機能としてマイクロソフトのソリューションに詳しい JBS が自社で開発したサービスなので、信頼性が高く、きめの細やかなサポートも期待できると考えました。

現時点では、使い方がわからないとか、不便だという声は聞こえてきていませんので、管理の行き届かない無料ファイル転送サービスの利用を確実に防ぎ、業務効率を落とすことなく、安全にファイルをやり取りする環境を実現できました。

しかも、metis fiebie は Microsoft 365 にログインすれば利用できるので、新たに利用者認証システムを導入したり、ユーザー情報を登録したり、認証情報の連携などをする必要がなく、Teams 上のファイルを取り扱うため、追加でアクセス管理などをする必要もありません。導入や運用の負荷やハードルが低いというのも、metis fiebie の導入メリットだと捉えています。

また管理者としては、メールでやり取りする場合と比べ、管理コンソールを閲覧すれば利用状況などを簡単に確認できるので、万が一、ファイルのやり取りが原因と考えられるインシデントが発生した場合でも、迅速な対応ができるようになったと考えています。

現時点でグループ会社から利用したいという声も上がっており、グループ内での利用も検討していきたいと考えています。