【 システムの概要 】
Office 365 で月平均 10万件が登録されるスケジュール管理システムを実現
JBS が構築をサポートしたスケジュール管理システムの概要を教えてください。
大林組では、Office 365 をベースとしたスケジュール管理システムを利用しています。
スケジュール管理システムは、「社員のスケジュール管理機能」、「施設予約機能」、「受付予約機能」という主に3つの機能から構成されており、各機能のデータを連携することで、スムーズなスケジュール管理を行うために利用しています。
「社員のスケジュール管理機能」と「施設予約機能」は、社員と会議室・備品などの施設のスケジュールを登録する機能で、事前に空き状況を調べて、スケジュールを押さえるための機能です。
写真右から、
株式会社大林組
グローバルICT推進室 共通基盤整備課長
奥田 由起憲 氏、
株式会社オーク情報システム
運用サービス第二部 イントラネット基盤運用グループ長
セキュリティ管理室 情報資産管理グループ長
米田 稔彦 氏
「受付予約機能」は、来訪者と社内応対者の情報を入力・確認するための機能です。受付業務担当者が登録された情報を参照し、案内や飲み物の提供といった受付業務を行うために参照します。なお、「受付予約機能」を利用するのは、本社(東京)の総合受付および会議室フロア受付、大阪本店総合受付、技術研究所総合受付となっています。
今回のプロジェクトでは、JBS には Office 365 を利用したスケジュール管理システムの構築、ユーザー教育およびヘルプデスクの支援を頂きました。また、大林組のグループ会社であり、システム運用を行う株式会社オーク情報システム(以下オーク情報システム)には、プロジェクトの進捗管理および旧スケジュール管理システムからのデータ移行の支援を頂きました。
システムの利用状況を教えてください。
大林組の社員であれば、基本的にはだれでもポータルサイトから利用できるようになっており、アカウント数は約12,000、登録されている施設は約700となります。今後はグループ会社でも利用する予定となっており、将来的には約18,000アカウントの利用者を想定しています。
月平均の利用頻度は次のとおりです。
システム名 |
1か月の平均登録数 |
スケジュール |
約90,000件 |
施設予約 |
約9,000件 |
受付予約 |
約5,000件 |
すなわち、Office 365 の機能や Microsoft Outlook(以下 Outlook)のテンプレートの変更だけで対応できるという内容で、正直なところ、本当に実現できるのか最初は半信半疑でした。
しかし、スクラッチでシステムを開発せずに済むのであれば、開発費および保守費用を削減でき、導入期間も短縮できます。さらに、Office 365 や Outlook のバージョンアップへの対応もスムーズで、効率的に投資できることから、JBS に構築のサポートを依頼することにしました。
半信半疑だった状況から、正式に構築サポートの依頼を決定するようになった経緯を教えてください。
提案内容に関して、次の3つのポイントが担保されていることから、基本機能は問題ないと判断しました。
- スケジュール機能と連動
(予約と同時に自身のスケジュールにも登録)
- 社内参加メンバーへの会議招集を同時に実施
(施設予約と同時に参加メンバーへの通知を実施)
- 会議開催者(予約者)情報との連動
さらに Office 365 のデモンストレーションを実施してもらうことで基本動作が確認できましたので、私たちだけでなく、当初は懸念していた関係部署の不安も払拭できました。
また、いくら良いシステムでもユーザーに使ってもらわなければ意味がないということで、導入時のユーザー教育や導入後のヘルプデスク業務も含めてワンストップでカバーするという提案でしたので、JBS に任せれば、利用者の混乱を防ぎ、スムーズに移行できると考えました。
JBS への評価や期待があれば教えてください。
システムの設計、構築から導入教育、ヘルプデスクまで、一括して対応してもらえたことで、安心して導入のプロジェクトを進めることができました。また、当社のシステム運用や開発プロジェクトの進捗管理を担うオーク情報システムとも連携を密にして、移行プランの設計などを行う際も、積極的に協力してくれたことにも感謝しています。
JBS の積極的な提案がなければ、スクラッチでシステムを開発することになっていたでしょう。また、レベルの高い要求をした場面でも、スケジュール内での実現可否を素早く判断したうえで、柔軟かつ迅速に対応していただいたことにとても感謝しています。
Lync Online や SharePoint Online の活用に関しても、さまざまな経験やノウハウを持っていると思いますので、ぜひ相談に乗ってもらいたいと考えています。これからも、我々の期待を超える提案やサポート、そして他社にはまねのできない高い技術力による、JBS ならではのソリューションの提供を期待しています。