株式会社リロ・フィナンシャル・ソリューションズ

契約管理業務や入金管理業務に関わる各種データが Excel 形式で散在している問題がありました。 そこで Microsoft Dynamics CRM を導入し、顧客データの一元化をすることで、業務の効率化とお客様対応の品質向上を実現しました。

保険代理店業や個人向け金融サービス業を提供しているリロ・フィナンシャル・ソリューションズ様では、契約管理業務や入金管理業務に関わる各種データを Excel にて管理していました。各担当者の個人管理になっていたため、フォーマットや管理内容に偏りがあり、契約種類別や企業別にデータが分散していました。また、それによりデータの検索に時間がかかるなど、業務が非効率であることも課題となっていました。

事業の拡大による人員増加に伴い Excel のフォーマット数が増大し、管理が更に煩雑になりました。このような背景からシステム変更も急務となり、2010年6月から具体的に検討を開始しました。バックヤードの業務を効率化することによって時間短縮をはかり、「攻め」の営業戦略の策定に多くの時間を費やすように変えていく、というところも大きな狙いでした。

製品選定にあたっては保険代理店業向けの専用パッケージ製品も検討していましたが、既存の Excel ファイルとの互換性、インターフェースの親しみやすさという点がポイントとなり、最終的に Microsoft Dynamics CRM を選定しました。

2010年11月にプロジェクトがスタートし、約 10か月間でシステム導入が完了しました。営業管理業務を担当する 20名のユーザーが現在 Dynamics CRM を利用しています。 顧客情報が一元化できたことにより、簡単かつ迅速に必要な情報にアクセスができるようになりました。さらに検索機能や進捗管理機能などを利用することにより業務の効率化だけでなく、お客さま対応の品質向上にも繋がっています。

慣れ親しんだインターフェースであることに加えて、充実したトレーニングやマニュアルの提供があったことにより、特に混乱もなくユーザーはスムーズに Dynamics CRM を利用した業務に移行することができました。
構築段階においては、各業務間で画面をできるだけ統一し、操作性に違いが出ないようにすることで、全てのユーザーが他業務であってもスムーズに業務が遂行できるように工夫をしました。 また、既存の用語をなるべく踏襲することで、ユーザーが直感的に入力をおこなえるようにしました。

システム入れ替え後のユーザーの評判も良く、すぐに Dynamics CRM が定着しました。顧客情報の一元化が実現しましたので、次のフェーズとしては、蓄積されたデータを元に情報分析をおこない営業戦略に反映していく等、元々の狙いとしていた「攻め」の営業ができるようにシステムを有効活用していきたいと思います。 また、未だに Excel での管理が残っている一部の業務がありますので、そちらも早々に Dynamics CRM の方に移行していきたいと考えています。