Microsoft Dynamics 365 導入事例

日本ビジネスシステムズ株式会社では、Microsoft Dynamics 365（以下、Dynamics 365）上で社内業務を効率化するためのビジネスアプリケーションを展開しています。本事例では、Dynamics 365 の基本機能のみで実装し、短期間にビジネスアプリケーションを実装した社内開発例を振り返るとともに、Dynamics 365 で実装しているビジネスアプリケーションについても紹介します。

お客さまが当社から購入されたソフトウェアライセンスの契約更新業務についてタスクベースで管理できるビジネスアプリケーションを、Dynamics 365 の CRM 機能上に構築しました。
単なるライセンス情報の台帳データベースにとどまらず、個々のお客さまへの対応履歴や ToDo までを総合的に管理するシステムとなっています。

ライセンスごとで異なる年次のタスクなどを自動で作成したり、それぞれのステージで期限を表示したりすることで、漏れなく適切なタイミングでお客さまへライセンスの更新を促したり、アプリケーションベンダーへのレポーティングなどを行ったりするための機能を実装しています。

今回実装した主な機能は、以下のとおりです。

ライセンス体系が複雑で、製品や契約形態によりライセンス更新や延長のタイミングはばらばらで、過去の履歴も含めて管理する案件数が週百件となり、ライセンス管理の担当者への負担が急増していました。

また、ライセンス情報の取り扱いが営業担当者の負担となるようなケースも見られるようになってきました。

そのような状況が続くとネガティブな発想をすれば、ライセンス更新のタイミングが遅くなると顧客側でも予算の確保に手間取ることもありますし、当社のライバル企業に顧客を奪われてしまうことにもつながりかねません。

お客さまに適切なタイミングでライセンス契約の更新と継続を促す業務を、営業担当者による管理に依存するのではなく、プロセス管理の視点からビジネスロジックをシステム化して、一元的かつ効率的にライセンス情報を管理する仕組みが必要だと考え、新たにライセンス管理システムを構築することにしました。

プログラムコードをコーディングせずに開発することで、アジャイル型での開発が容易となります。わかりやすく言えば、プロトタイプをその場で操作しながら画面や機能を追加・変更することができるので、仮に標準機能だけでは実装が難しい機能があったとしても、考え方や手順を変えて同様の機能を実現したり、運用や手作業でカバーするといった判断ができます。

すべて理想とする業務モデルを再現しようと思えば、“制限” になるのかもしれませんが、その機能の実装にかかる時間やコスト、業務へのインパクト、さらには機能自体の優先順位などを見極めれば、“仕様” として捉えることができます。今回は、時間と手間をかけて理想的な業務モデルを緻密に再現するよりも、時間とコストをかけずにシステムをリリースすることを優先しました。早く新システムを使い始めることができれば、その分早く効果を享受できます。システムの改編や機能追加は継続して対応していきますので、現時点で実装を断念した機能があっても、使いながらより優れたシステムへと成長させていくというのが基本的な考え方となります。

開発をメインで担当したエンジニアは 1人で、開発期間は約 2か月間となります。ただし、担当エンジニアは Dynamics 365 での開発経験はほとんどなかったので、経験のあるエンジニアが技術面でサポートしまし た。

機能面では、これまで人が管理していた業務をタスク化し、業務プロセスの自動化も進めることができましたので、ミスや漏れがなくなり、また営業担当者の負荷も最小限に抑えながら、質の高いライセンス販売業務環境を実現することができました。

また、既に SFA として利用していた Dynamics 365 に顧客に関する情報を集約したことによって、ライセンス管理の担当者だけでなく営業担当者など部門をまたいだ情報を一元管理できるようになり、データやタスクへと容易にアクセスできる環境を実現することができました。全社でお客さまの対応の品質を向上させることも狙いのひとつです。

ライセンス管理業務に関しては、タスク自動生成の範囲拡大、項目追加、文言修正、ライセンス契約以外へのファイル添付機能の追加など、実装を先送りした機能や実際の業務で利用してみて改善要望が上がってきている機能など、優先順位を見極めながら順次対応していきたいと考えています。

また、当社ではすでにさまざまな機能を Dynamics 365 上に実装していますが、今後さらに新たな機能の実装も予定しています。