株式会社ベネッセコーポレーション

ベネッセは、教育、生活、福祉、語学のリーディングカンパニーであるベネッセグループにおいて、教育・生活事業を展開しています。
子どもを未来からの留学生と捉えて、その成長を支援する「国内教育事業」をはじめ、語学だけでなく海外の文化や価値観についても吸収してもらうことを目指す「海外教育事業」、そして、女性とご家族の幸せな暮らしの支援をする「生活事業」を柱に、お客さまの「よく生きる」の実現を支援すること。お客さまや地域・社会にとってなくてはならない企業であることを目指しています。

具体的には、国内 254万人、海外 120万人の加入者を誇る「進研ゼミ」や「こどもちゃれんじ」といった通信教育サービスをはじめ、世界 70以上の国と地域に 400以上の英語教室を有する「ベルリッツ」。『サンキュ！』、『たまごクラブ』、『ひよこクラブ』、『いぬのきもち』、『ねこのきもち』といった雑誌の発行。国内最大級 334拠点を展開する高齢者向け生活ホームなど、ベネッセの事業をご存じの方も多いのではないでしょうか。

ベネッセでは新しい働き方として、3密対策を目的とした「ハイブリッド勤務」を実施しています。ハイブリッド勤務とは出社・在宅の全社平均で、出社率を 5割以下とする在宅勤務体制を実現する取り組みです。

今回導入した「勤怠共有ツール」は、「勤務状況の可視化」および「組織内での共有化」、さらには「勤怠管理の効率化」といった社内コミュニケーションの強化を図るために、社員の生産性支援策の一環として独自に開発したビジネスアプリケーションとなります。

JBS が Power Platform で開発した「アプリポケット with Microsoft Power Platform」は、当時プロトタイプでしたが、このプロトタイプをベースに我々も協力し、画面や機能を完成させました。開発をスタートして約 2か月で一部の部署、約 300ユーザでトライアルを実施して、2020年10月より全社規模、約 2,300名での本格利用を開始しました。

シンプルな操作で「勤務中」、「休憩・中断中」、「勤務終了」を登録でき、管理者に限らず全員が、事業本部全体などの範囲でリアルタイムに勤務状況を共有できるようになりました。その結果、在宅でも出社していても勤務場所に関係なく、報告や相談がしやすい風通しの良い環境を実現することができました。

出社予定管理機能により、個別に出社予定を書き込み、部・課などで出社率を簡単に把握できるようになると同時に、フロアごとの予定出社状況も把握できるようになり、オフィス内での 3 密を回避するための対策強化にもつながりました。

新しい働き方を推進する「ワークスタイル変革プロジェクト」としては、コストや手間を最小限に抑え、短期間で勤怠共有ツールを導入し、社員の業務環境を改善できたことも重要な成果だと捉えています。

緊急的な対応が求められる状況において、要望に見合う出来合いのサービスやシステムはなく、コストや時間をかけてシステムを開発する余裕もなかったため、以前から注目していた Power Platform によるツールの開発を検討しました。

Power Platform を選んだのにはいくつかのポイントがありますが、今回の「ワークスタイル変革プロジェクト」には職種・年代の多様な社員が参加しており、IT 部門だけでなく人事部門などと共同で機能を実装しなければならないという背景がありました。そのため、ローコーディングでデータを収集・解析するビジネスアプリケーションを構築・運用できること。そして、機能の修正や追加が容易で、短期間でのツール開発・修正が可能というのは重要なポイントでした。

また、当社では Microsoft Office 365 を契約しているため、追加のライセンスを購入しなくても全社的に利用できるので、導入のハードルが低いというメリットもありました。

一方、社内における Power Platform によるアプリケーションの開発は実績がほとんどなかったため、JBS に開発のサポートをお願いすることにしました。

最初に相談をした段階では、細かな要件が固まっていない部分もあったのですが、当社の要件を伝えたところ、すぐにプロトタイプを提示してくれました。あとから話を聞くと、JBS の社内で実験的に作ったアプリケーションだったということですが、そのプロトタイプを見たところ画面や細かい調整は必要なものの、そのまま利用しても大丈夫なのではないかという内容でした。

また、JBS は Power Platform や、Microsoft SharePoint Online などのマイクロソフトのサービスを組み合わせたアプリケーションの開発・運用環境にも精通しており、フットワークも軽いことから、サポートを依頼することにしました。

JBS から提示されたプロトタイプを原型に、インターフェースや使い勝手を調整しながら、各機能を実装していきました。

開発期間中は、Microsoft Teams 上で情報を共有しながら、毎朝ビデオ会議で打ち合わせを行い、修正ができあがり次第、アプリケーションの機能を確認するというアジャイル型の手法で開発を進めました。コロナ禍であったこともあり、直接対面で打ち合わせをしたのは初回ミーティングのわずか 1回だけでした。

タイトなスケジュールの中、難しい要望をお願いすることもあったかもしれませんが、JBS 側から「できない」と言うことはなく、常に積極的にできる方法を探り、提案してくれました。最終的にはリリースを優先して取捨選択しなければならない部分もありましたが、納得のいく仕上がりとなりました。

これからも新しい働き方としてハイブリッド勤務を継続するにあたり、企業理念である「よく生きる」を社員自身が実践できるワークスタイルを実現し、新たなオフィスのあり方（機能やレイアウト、地域社会との連携など）の検討も進めていきたいと考えています。

勤怠共有ツールに関しては、運用をしながら細かな機能の修正や改善を行っていく予定ですが、今回、Power Platform の可能性や有用性が証明されたので、さまざまな業務の DX 化を推進するために活用できればと考えています。