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Skype for Business 導入事例

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コスト削減だけでなく売上向上効果も 先進事例に学ぶ “失敗しない” ワークスタイル変革の進め方

Skype for Business 導入事例
業種 JBS ショーケース
お客様の課題 会議/出張コストの削減
運用コスト削減
組織円滑化
導入製品・
サービス

[ ダイヤモンド・オンライン 記事より転載 ]

少子高齢化など社会構造が大きく変化する中で、企業においては、すべての従業員が力を存分に発揮できるような「ワークスタイル変革」が経営課題となっている。単に働き方を変えるだけなく、業務の無駄を見直すことで、コスト削減などの効果も期待できる。成功させるためには社内の意識改革や制度改革とともに、ICT の活用が欠かせない。先進事例を基に成功へのステップを考えてみる。

ワークスタイル変革はなぜうまくいかないのか

少子高齢化による社会構造の変化は企業にも変革を迫っている。人口減少はそのまま国内市場の縮小を意味しており、新たな顧客を国外に求めるグローバル展開は多くの企業にとって喫緊の課題だろう。そして生産年齢人口という働き手の減少の観点からすれば、限られた人的リソースを最大限に生かすことが求められている。具体的には、出産・育児や介護などとも両立できるような働き方の実現と、労働生産性の向上である。

ここ数年、そのための「ワークスタイル変革」が大きな注目を集めている。自宅でも仕事が可能なテレワークや直行直帰型を含めた多様な労働形態の導入、さらには生産性を高めるためにオフィスの固定席を廃してフリーアドレスを採用している企業も多い。しかし、その効果はどうだろうか。最新の制度やツールを導入しても運用がうまくいかず、結局元に戻した企業の例も耳にする。

一方で、ワークスタイル変革で着実に成果を挙げている企業も存在する。そんな 1社が、企業情報システムの企画から設計・構築、保守・運用まで IT ライフサイクル全体を支援するソリューションを提供している日本ビジネスシステムズ(以下 JBS)だ。

日本ビジネスシステムズ株式会社 ソリューション営業本部 AOソリューション営業部 推進チーム テクニカルマネージャー 石田 定治
日本ビジネスシステムズ株式会社
ソリューション営業本部
AOソリューション営業部
推進チーム
テクニカルマネージャー
石田 定治

オフィス環境の変化が社員の意識改革を促進

同社は、2014年の東京・港区の虎ノ門ヒルズ森タワーへの本社移転を契機に、本格的なワークスタイル変革を推進。その中心となったのが、人事・総務などの管理部門を除いたフリーアドレス化と、ユニファイドコミュニケーション(UC)ツールの全社導入である。UC とは、電話、メール、Web 会議といったさまざまなコミュニケーション手段を統合すること。
同社では、以前からチャットのようなインスタントメッセージを社内で利用していたが、コミュニケーションの活性化や業務の効率化を図るといった意識は生まれなかったという。

その意識に変化が表れるようになったきっかけが、新本社のフリーアドレス化だ。「オフィスのどこでも仕事ができるようになり、働く環境の変化が社員の意識改革につながりました」と JBS の石田定治は話す。例えば、営業部門は約 150人の社員に対して、用意する席は 70 程度。外回りが多い営業担当者は、いろんな社員が入れ替わり立ち替わりさまざまな机で仕事することになる。そして、営業の案件を側にいる技術部門のエンジニアに相談するなど、以前のオフィスの部門別の固定席では考えられない職場環境になったという。

日本ビジネスシステムズ株式会社 ソリューション営業本部 AOソリューション営業部 営業チーム 佐藤 彩
日本ビジネスシステムズ株式会社
ソリューション営業本部
AOソリューション営業部
営業チーム 佐藤 彩

そして、そうした意識の変化に拍車をかけたのが UC ツールの活用だ。同社が導入したのはマイクロソフトの「Skype for Business」。メールやインスタントメッセージに加えて、ユーザーの状態をアイコンと文字情報で表示するプレゼンス機能、資料を共有しながら音声と映像で打ち合わせができるWeb会議機能、外線・内線発信や既存 PBX (電話システム)との連携が可能な電話機能など、多様な機能を単一のツールに統合。相手の状況に応じた最適な手段でリアルタイムにコミュニケーションができ、ワークスタイル変革を ICT 活用の側面から支えている(図1)。

「Skype for Business」を活用すれば、社外でも社内同様の仕事が可能だ。例えば子育て中の女性社員が子どもの発熱などで病院に連れて行き、社内のミーティングに間に合わないこともある。そんなとき、「『Skype for Business』のインスタントメッセージや Web 会議機能を使って社外からミーティングに参加するなど柔軟な働き方によって、仕事と子育ての両立も可能です」と JBS の佐藤彩はワークスタイル変革の一例を説明する。同社では、子育て中の社員に対して勤務時間短縮制度を用意するなど、ICT 環境と制度の両面から働きやすい環境づくりを進めている。

図1 Skype for Businessの活用イメージ

インスタントメッセージやプレゼンス、Web 会議、音声通信、資料共有といった社内・社外のコミュニケーションに必要な機能を単一のツールに統合。相手の状態を確認してから内線電話をかけたり、打ち合わせ 中であればインスタントメッセージを送ったりするなど、無駄のないコミュニケーションにより、ワークスタイル変革を加速できる。

3回の失敗から学んだ日本マイクロソフトの教訓

日本マイクロソフト株式会社 クラウド&ソリューションビジネス統括本部 ビジネスプロダクティビティ営業本部 ソリューション第4営業部 ソリューションスペシャリスト 本間 章弘氏
日本マイクロソフト株式会社
クラウド&ソリューションビジネス統括本部
ビジネスプロダクティビティ営業本部
ソリューション第4営業部
ソリューションスペシャリスト
本間 章弘氏

「Skype for Business」は、日本マイクロソフト社内でも使われており、同社のワークスタイル変革に大きな役割を果たしている。「ただし、実は当社も最初からうまくいったわけではなく、これまで 3回失敗した経験があります」と打ち明けるのは、日本マイクロソフトの本間章弘氏だ。

同社ではかつてフリーアドレス化によるワークスタイル変革に取り組んだが、うまくいかなかったという。その要因は「制度や ICT ツールなども含めた全社的な取り組みではなく、部分最適で行っていたためです」と本間氏は分析する。例えば、フリーアドレス化に伴って導入した IP 電話システムは、出社後に誰かがログインするとその人しか使えず、結局、固定席と変わらないコミュニケーション環境になってしまっていた。また、同じ部署の社員同士で席が固まるなど、意識が制度に追いついていなかったために効果が生まれず、固定席に戻した経緯がある。

そして、同社は東京・品川への本社移転を契機に全社プロジェクトとして再度、ワークスタイル変革に着手。かつての失敗を糧に、四つのテーマと担当部署を決めた。それが、「ビジョン・企業文化(経営層)」「オフィス環境(総務)」「制度・ポリシー(人事)」「ICT 活用(情報システム)」である。

例えば、経営層は全社員が共通の価値観で仕事ができるようにビジョンを策定、総務は社内・社外のどこでも同じように仕事ができる職場環境づくり、人事は在宅勤務の労務管理や人事・給与などの制度改革、情報システム部門は多様な働き方を支援する ICT 環境を整備するといった具合だ。「各プロジェクトチームが連携しながら全体最適の視点で変革に取り組み、全社員が納得すること。これが成功の要因です」と本間氏は話す。

単にツールを導入するだけでは、ワークスタイル変革は実現しない。このような基盤の上で、「Skype for Business」が本来の威力を発揮できたと言えるかもしれない。

電話に縛られないコミュニケーションを実現

ここまで見てきた 2社の成功事例で、注目すべきポイントがある。それが、コミュニケーション手段としての電話の位置付けだ。電話というものは本来、こちらの都合に関係なく一方的にかかってくるもの。打ち合わせ中に電話がかかり、中座を余儀なくされた経験を持つ人もいるはずだ。また、本人が不在の場合、電話をかけた人の時間が無駄になるだけでなく、その部署で電話を受けた人にも取り次ぎの手間がかかり、業務の妨げとなりかねない。

こうした問題に対し、JBS の佐藤は「『Skype for Business』のメリットは電話に縛られないコミュニケーションができることです」と言う。まず、PC のディスプレイで相手のプレゼンス(状況)を確認し、在席していれば電話をかけるといった判断が可能になる。また、「急いで連絡したいときにはインスタントメッセージ、詳細な内容を伝えたいときには メールというように、用件に応じてコミュニケーション手段を使い分けられ、業務効率も向 上します」と佐藤はメリットを説明する。「Skype for Business」は、固定電話の代わりに PC に受話器型ハンドセットやヘッドセットを接続して通話できるほか、LAN (社内のデータ通信回線)にIP電話機を接続することも可能だ。そして、転送や保留など既存 PBX と同様の機能を利用できる。

ただ、既設 PBX のリースが残っている企業の場合、「Skype for Business」に完全にリプレースすることは難しい。また、使い慣れた PBX や固定電話機を一気に替えるのも、操作性や運用性の点で不安があるという総務担当者もいるだろう。こうした課題を抱える企業は、JBS の取り組みが参考になる。

同社では既存 PBX (IP-PBX)と「Skype for Business」を連携。一部の部門では既存の固定電話機(IP 電話機)を利用しつつ、インスタントメッセージやプレゼンス機能を利用できる ICT 環境を整備している。「投資を無駄にすることなく、既設のPBXを併用しながらリース切れに応じて全面的に『Skype for Business』へ移行することもできます」と JBS の石田は述べる。今後、「Skype for Business」のみで電話を利用するといった使い方も検討するという。

Web会議で交通費や移動時間の無駄を削減

もう一つ、ワークスタイル変革を進める上で重要なポイントになるのが会議のあり方だ。
関係者が集まる会議の必要性は否定できないが、インターネット環境が整備された今日、Web 会議に置き換えられるものも少なくないはずだ。JBS では本社と大阪、名古屋の両事業所の定例会議をはじめ、他社との打ち合わせに「Skype for Business」の Web 会議を活用している。

例えば、パートナーである日本マイクロソフトとの打ち合わせも頻繁に行われる。打ち合わせのために本社から移動するとなると、片道 30分程度かかるが、Web 会議にすることで移動時間の無駄をなくし、外出中に会議に参加することも可能だ。そして、移動時間を他の業務に充てられるといったワークスタイル変革とともに、交通費や出張費などのコストも削減。「Web 会議の活用により、交通費は年間で約 900万円以上、移動工数をコストに換算すると数千万円の削減になっています」と佐藤は試算する(図2)。

インスタントメッセージやプレゼンスの活用でコミュニケーションを最適化できることを前述したが、石田は「ワークスタイル変革のみならず、大きなコスト削減効果を期待できます」と自社での経験を基に話す。インスタントメッセージやプレゼンスを活用することで無駄な電話をなくすとともに、「Skype for Business」による音声通話で通話料を削減できるという。加えて、異動時やオフィスのレイアウト変更に伴う PBX の設定変更や電話移設などの運用費も削減が可能だ。

電話を担当する総務部門では、社員の異動時に内線電話番号の割り振りなどで手間と時間がかかることもある。「『Skype for Business』を活用すれば担当部門の作業を減らすことができ、社員の異動や拠点の移設などが多い企業にはメリットがあります」と石田は効果を説明する。

図2 ワークスタイル変革による効果(日本ビジネスシステムズ)

本社・事業所の国内拠点や海外拠点との定例会議や、パートナー企業との打ち合わせに「Skype for Business」の Web 会議を活用。交通費・出張費や移動に関わる工数のコストを削減。また、インスタントメッセージとプレゼンスの活用で無駄な通話を減らすなど、業務の効率化と通話料の削減を可能にしている。

コミュニケーションの変革で組織力をアップ

一方、「Skype for Business」を活用してワークスタイル変革を実現した日本マイクロソフトではどんな効果があったのだろうか。同社では、社内の打ち合わせを目的にした出張は原則禁止とする制度を整備。「Skype for Business」の Web 会議や音声会議を活用することで、交通費と出張費のコストが約 12%削減しているという(図3)。

このほか、本間氏は組織力の向上を効果に挙げる。社内・社外を問わず、どこでも Web 会議に参加できる「Skype for Business」の活用により、「お客さまを訪問中、社内での打ち合わせのために一旦帰社する無駄がなくなり、お客さまに対応できる時間が増えました」と話す。その結果、法人部門の成約商談数は約 47%、一人当たりの売り上げは約 17%アップしたという。「出張費のコスト削減など見える効果に加え、無駄な電話取り次ぎなど見えないコスト削減が可能になり、業務の効率化が促進されます。ICT ツールを入れれば終わりではなく、制度改革などを含め、全体最適化することがワークスタイル変革を成功させる第一歩になります」と本間氏は強調する。

そして、JBS の石田は「『Skype for Business』のような便利な ICT ツールが提供される今日、業務に活用しないことが経営リスクになる恐れもあります。当社では企業の要件に応じた導入検討支援サービスなども提供しているので、ぜひ、ご相談ください」と呼びかける。

企業を取り巻く社会環境が大きく変わる中、ワークスタイル変革は待ったなしと言える。変革に向けて社内体制をどう整えるのか、既存資産を生かしながらどうステップアップすればいいのか、豊富なノウハウを持つ両社に相談してみてはどうだろうか。

図3 ワークスタイル変革による効果(日本マイクロソフト)
Web 会議の活用で出張費などのコスト削減を図るほか、社内用の印刷は禁止しペーパーレス化を徹底。プレゼンテーションソフトの PowerPoint をプロジェクターに投影しながら打ち合わせをしたり、「Skype for Business」で資料を共有したりすることで印刷に関わるコスト削減とともに環境負荷の軽減にも貢献している。
Lucy's

日本ビジネスシステムズ社内に設置されたカフェテリア「Lucy's CAFE &DINING」は、同社のワークスタイル変革を象徴するような存在。約 660m2という広々とした空間には、カフェスタンドやバーカウンター、個室もあり、アイドルタイムには PC を持ち込んで業務を行うのはもちろん、簡単な打ち合わせもできる。社員の多様な働き方をサポートする「社員食堂」だ。

転載元:ダイヤモンド・オンライン IT&ビジネス 業界ウォッチ Special ワークスタイル変革最前線
2016年4月28日 - ワークスタイル変革はなぜ失敗するのか~日本ビジネスシステムズの事例に学ぶ成功のためのポイント

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