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Microsoft Office 365 導入事例

株式会社ペイロール

Office 365 へのデータ移行を全面サポート

Payroll x Office 365
業種 流通・サービス・公共・その他
導入
ソリューション
Office 365 コンプリートパック
フェーズ 分析・企画
設計・構築
お客様の課題 クラウドの活用
導入製品・
サービス

Microsoft Office 365 (以下、Office 365)を導入するのにあたり、厳格なセキュリティポリシーに沿ったセキュリティ 対策や従来利用していたクラウド型メールサービスからの移行作業を、JBS が全面的にサポートしました。

【 経緯 】
業務を効率化する仕組みをクラウドで実現できる Office 365 を選択

現在は全社的に Office 365 を導入し、Exchange Online(以下、Exchange)によるメールやスケジュール管理を中心に、Lync Online(以下、Lync)によるチャットなどを利用しています。利用ライセンス数は、約600ライセンスになります。

当社では以前、オンプレミス環境でグループウェアを利用していましたが、使い勝手が悪く、メールボックスの容量も小さいといった課題がありました。そのため、システム更新のタイミングでクラウド型のメールシステム(Google Apps)を採用することにしました。

再びオンプレミス型のシステムを導入すれば、数年後にシステムが陳腐化し、大がかりなシステムの入れ替え作業を余儀なくされるというのが、クラウド型のメールシステムを選択した大きな理由です。クラウドサービスなら、手間のかかるシステム更改・運用といった作業から解放され、常に最新の機能を使い続けることができると考えました。
そして今回、容易にサービスをスイッチできるというクラウドのメリットを生かし、Google Apps から Office 365 へとサービスを移行しました。

コミュニケーションインフラとしての潜在能力の高さや将来性を評価しました。Office 365 はメールやスケジュール管理(Exchange Online)だけでなく、オンライン会議(Lync)や SharePoint Online(以下、SharePoint)による情報共有環境の拡充など、企業全体として「業務を効率化させる仕組み」をクラウド環境で実現できるところがメリットと考えています。

【 課題 】
標準仕様では解決が難しかったクラウドならではのセキュリティ対策

Office 365 の導入時にポイントとなったのは、「Office 365 の個人アカウントの利用制限」と「メールボックスの移行作業」という2点です。

まず「Office 365 の個人アカウントの利用制限」について、当社ではお客様の給与や人事情報など、慎重に取り扱わなければならない情報を大量にお預かりしていますので、厳格な情報セキュリティポリシーを設けています。その内容は、他の企業のセキュリティポリシーと比べても相当厳しいと考えられます。

サービスをご契約いただいている企業の社員様からの問い合わせ窓口としてメールを利用(以下、サポートメール)していることもあり、Office 365 の導入に関しても、内部統制担当者からさまざまな点における要望や指摘を受けました。

その中で、Office 365 の標準仕様だけで実現が難しかったのが、個人ユーザアカウントによる私的な Office 365 へのアクセスを防ぐ仕組みの実現です。すなわち、Web フィルタリングのホワイトリスト機能によって、業務上必要のないサイトへのアクセスを制限することは可能なのですが、そのままでは、「個人が正規に取得した Office 365 のアカウント」による使用を制限できません。

たとえば、各端末に利用するアカウントを紐付けて、利用を制限する方法もあるかもしれませんが、サポートメールの担当者は複数アカウントのサポートメールを利用し、またサポートメールは複数の担当者で同一のアカウント共有もします。そのため、端末利用制限では運用が複雑になり、導入・運用コストもかかってしまいます。そのため、よりシンプルかつ確実に個人アカウントの利用を制限する方法を模索していました。

「メールボックスの移行作業」については、過去の資産であるメールを、確実に、漏れがなく引き継ぐことがポイントでした。これも、社内で時間と手間をかけて移行作業を行えばできたのかもしれませんが、人的なリソースや時間的な余裕もなく、また今回一度きりの作業でもあるので、スケジュール通りに切り替えを実施できるよう、作業を外部に依頼したいと考えていました。

【 選定理由 】
JBS の高度な技術力と顧客第一の姿勢を評価

実は当初、別のベンダーによる Office 365 の導入サポートを検討していたのですが、ポイントとなったセキュリティ要件など、Office 365 の標準機能だけでは実現できない開発的な要素も必要になってきたことから、JBS を紹介してもらいました。

JBS とのお付き合いは初めてでしたが、打ち合わせを重ねる中で、Office 365 をはじめとしたマイクロソフト製品に精通しており、経験やノウハウが豊富なことがわかりました。

そして、何よりも、当社の要望や事情を最大限にくみ取り、技術面での先進性や、自分たちが売りやすいとかいった「提供側の都合」ではなく、当社にとって最良なシステムとは何か、最適なソリューションは何かを、最優先で考えてくれる姿勢に共感し、Office 365 の導入およびセキュリティなどの関連要件のサポートをお願いすることにしました。

【 効果 】
Lync の本格活用による出張費削減やコミュニケーション活性化に期待

現状、大きなトラブルもなく安定的に稼働しています。運用の負荷がかからず、セキュアで普通に使えて当たり前という状況が、大きな導入効果だと考えています。

また Lync に関して、チャットなどの利用は進んでいますが、Web カメラの配付などはまだなので、本格的な効果はこれから期待するところです。当社の場合、東京、大阪、北海道と事業所がありますので、慣れてくれば、出張費の削減や事業所間のコミュニケーション活性化につながると考えています。

「Office 365 の個人アカウントの利用制限」と「メールボックスの移行作業」については、両案件とも、JBS に解決策の提案を依頼しました。セキュリティ要件に関しては、その仕組みの詳細はお話しできませんが、当初はツールの導入が必要だと言われていたものの、最終的にはツール無しでも実現する方法を提案してもらい、とても助かりました。

また、メールボックスの移行に関しては、プロジェクトの途中で標準の IMAP 移行ツールでは移行できない予定表の移行が要件に加わりましたが、JBS より株式会社アプレッソの PIMSYNC を利用しての移行を臨機応変に提案いただいたことで、漏れなく、スケジュール通りに作業を終えることができました。

【 今後の展望 】
Office 365 の更なる活用に向けて提案やサポートに期待

今回のプロジェクトでは、JBS が期待以上のサポートを提供してくれたことにより、予定通り Office 365 の導入進めることができました。

限られた時間の中で厳しいセキュリティ要件の実現や、漏れなくデータ移行を進めることができ、今回ほどプロジェクトマネジメントの重要性を認識したことはありませんでした。今後も、ぜひ同様の品質のプロジェクトマネジメントをお願いできればと思っています。

今後の Office 365 の有効活用として、SharePoint の活用が今後の課題として捉えています。どこまでできるのか、どのような業務に最適なのかを調査している段階です。

JBS は SharePoint を用いたシステムの構築経験も豊富だと聞いています。Office 365 を中心にマイクロソフトの製品群やサービスが欠かせない当社にとって、マイクロソフト製品を知り尽くした JBS が、いつでも相談に乗ってくれるという安心感は、今後、システムを運用・構築していく上で、とても重要なアドバンテージだと捉えています。JBS には今後についても、これまでと変わらないサポートや提案に期待しています。

株式会社ぺイロール
http://www.payroll.co.jp/
代表者: 代表取締役社長兼 CEO 湯淺 哲哉
本社所在地: 東京都江東区有明3-5-7 TOC有明イーストタワー11階・12階
設立: 1989年4月1日
資本金: 17億35百万円
事業内容: 給与計算業務のアウトソーシング・代行、ならびに関連サービスの提供

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