Microsoft Office 365 導入事例

生命保険を中心にさまざまな総合保障サービスを提供している明治安田生命保険相互会社（以下、明治安田生命保険）では Microsoft Office 365（以下、Office 365）を導入することで、働き方改革の実現へ第一歩を踏み出しました。その導入・活用の支援を JBS が担当しています。

明治安田生命保険は、1881（明治14）年の創業以来 125年に渡ってお客さまの安心を守ってきた旧明治生命と旧安田生命が、2004年1月に合併して誕生した生命保険会社です。日本の生命保険会社として最も歴史と伝統があり、生命保険事業のパイオニアとして、相互扶助の精神を貫くとともにお客さまを大切にする会社に徹し、生命保険を中心にクオリティの高い総合保障サービスを提供しています。

当グループでは、2019年、Microsoft Exchange サーバーの更改に合わせて、Office 365 をグループ全体で導入しました。利用者数は、内勤職員約 15,000名、営業職員約 33,000名、グループ全体で合わせて約 48,000名となります。

現在、各種 Office アプリケーションをはじめ、Microsoft Exchange Online によるメールシステム、Microsoft OneDrive によるオンラインストレージ、Skype for Business 音声・ビデオ通話やプレゼンス管理といった機能を利用しています。また、今後は Microsoft SharePoint Online や Microsoft Teams などの利用も検討しています。

たとえば、Skype による音声・ビデオ通話の機能を活用することで、拠点の異なる担当者間の会議に関して移動時間を削減することができます。また、SharePoint Online を活用して、いつでも、どこからでも資料データ等を容易に閲覧・共有できる環境を整備すれば、特定の拠点や場所に縛られずスムーズに業務ができる環境を実現できます。

さらに、このようなインフラの活用を組み合わせることで、遠隔会議に必要な資料を共有すれば、資料を出力・ソート・配布するといった作業が不要となり、ペーパレスによる余剰資産の削減にもつながります。その成果は小さなものに見えるかもしれませんが、このような隙間時間を積み重ねることが残業時間の削減やコア業務へと集中できる時間を生み出し、さらに約 48,000人のユーザーが小さな成果を積み重ねることでグループとして大きな成果を生み出すことになります。

反対意見がまったくなかったわけではありませんが、すでに一部の業務では SaaS を利用している実績もありました。また、個人的な考えではありますが、今ではトラブルの対応スピードに関しては、むしろオンプレミス環境よりもクラウドサービスの方が早いという印象を持っています。

確かにオンプレミス環境であれば、トラブルの発生時に直接作業ができ、最悪の場合、システムを再起動すれば運用を継続できる場合もあります。しかし、根本的な問題が解決しなければトラブルが発生するリスクは低減されず、調査や解決に数か月を費やすというケースも少なくありません。また、パッチを適用するのにもシステムを停止するなど手間のかかる作業となる場合も少なくありません。

一方、クラウドの場合は世界中の企業で発生している現象が集約され、専門の高度なエンジニアによる対応がなされているので、自社で対応するよりもスピーディに問題解決や更新がなされるケースが多いと捉えています。セキュリティーに関しても、自社ですべてをカバーするのは難しい高いレベルのソリューションが適用されているケースがほとんどです。

もちろん、クラウドであれば何でも良いということではなく、マイクロソフトというグローバルで信頼性の高いベンダーのサービスであること。そして、当社の定めるセキュリティーポリシーをクリアしているということは前提となります。

Office 365 を導入するにあたり、Exchange Online だけでなくマイクロソフトのクラウドサービス全般に関する経験値が高く、導入時だけでなく長期的なサポートを安心して任せることができるベンダーの後押しは必須だと考えました。

そこで複数のサポートベンダーに導入に関する提案を依頼したのですが、JBS はマイクロソフト製品全般に関して経験や知識が豊富で、当社の業務や社風を理解した上で、導入から長期的な活用フェーズまでを見据えたメソッドを示してくれました。その内容は、他社からの提案と比べて一歩抜きん出ていました。

また、担当者のフットワークも軽く、マイクロソフト製品以外のソリューションにも精通していることなども踏まえた結果、JBS にサポートを依頼することにしました。

JBS の手厚いサポート、そして JBS 独自の「ワークスタイル変革コンサルティングサービス」を活用することで、大きなトラブルもなく Office 365 の利用を開始でき、働き方改革へとつながる業務改革へと一歩を踏み出すことができました。しかし、本格的な活用や働き方を実現できるようにあるのはまだ先のフェーズとなります。その実現のためにも、これまでと変わらないレベルの高いサポートや提案に期待しています。